Praktijk voor Rebalancing en stem                        Petrie Akkerman

              REGISTER VAN VERWERKINGSACTIVITEITEN

Vastleggen van persoonsgegevens cliënten

De volgende persoonsgegevens leg ik vast bij volwassen cliënten:

• · Naam, adres, postcode, woonplaats van de cliënt
• · Geboortedatum van de cliënt
• · Telefoonnummer en e‐mailadres van de cliënt
• · Naam zorgverzekeraar en indien verplicht door zorgverzekeraar het polisnummer.
• · Huisarts – behandelend specialist
• ·  Bij minderjarige cliënten: naam, adres, postcodes, woonplaats, telefoonnummer en e‐mailadres van beide ouders.

Als geregistreerde complementaire zorgverlener bij de RBCZ val ik onder de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO).
Indien dit in belang is van de behandeling/begeleiding, leg ik dientengevolge de volgende bijzondere persoonsgegevens vast:

• · Gezondheid
• · Zaken m.b.t. seksualiteit

Doeleinden van de persoonsgegevens die door mij worden verwerkt.

Behalve de AVG, zijn de WGBO (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst) en de beroepscode van mijn beroepsvereniging en van het Register Beroepsbeoefenaren Complementaire Zorg (RBCZ) van toepassing op mijn werk. Deze zijn van invloed op de doeleinden waarvoor ik persoonsgegevens vastleg. Om die reden ga ik als volgt om met persoonsgegevens:

1. Dossierplicht
   Op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) ben ik als zorgverlener verplicht een medisch dossier bij te houden.
2. Bewaartermijn
   De hoofdregel voor het bewaren van medische dossiers staat in de WGBO. Dat is 15 jaar, gerekend vanaf de datum van vastlegging van ieder afzonderlijk gegeven. De termijn kan langer zijn indien dit noodzakelijk is met het oog op de behandeling.
3. Beroepsgeheim
   Voor mij als therapeut geldt op grond van de beroepscode en het wettelijk geregeld medisch beroepsgeheim een geheimhoudingsplicht. Medewerkers van een psychosociale of complementaire praktijk zijn via arbeidscontract aan een geheimhoudingsplicht gebonden.
4. Minderjarigen
   Volgens de patiëntenrechten uit de WGBO komen de wilsbekwame minderjarigen tussen 12‐16 jaar zelf en de ouder(s) het gezag toe. Ouder(s) van minderjarigen tot 16 jaar hebben medebeslissingsrecht over de behandeling. Ouders hebben recht op informatie en inzage in het dossier, wanneer dit gekoppeld is aan het medebeslissingsrecht voor de behandeling. Er bestaat een uitzondering op dit inzagerecht, namelijk wanneer de professional van mening is dat de uitoefening van bepaalde patiëntenrechten indruist tegen het belang van de patiënt. Wilsbekwame patiënten van 12 jaar en ouder zijn zelf bevoegd om toestemming te verlenen voor doorbreking van de geheimhouding.
5. Inzicht verkrijgen in verloop ziekte en gesteldheid van cliënt.

Informatieverstrekking en ‐informatieverwerking cliënten

De cliënt wordt als volgt geïnformeerd:

• · Ik informeer de cliënten schriftelijk over de dossierplicht voor de intake en laat hen het privacydocument ondertekenen.
• · Op mijn website staat informatie over mijn werkwijze, de dossierplicht en de verplichtingen als gevolg van de WGBO, de Wkkgz en de beroepscode.
• · Indien kinderen jonger zijn dan 16 jaar, geven beide ouders schriftelijk toestemming tot de behandeling en daarmee tot het vastleggen van gegevens in een dossier..
• · Ik vraag bezoekers van mijn website om hun naam en e‐mailadres in te vullen als zij het contactformulier invullen. Ik leg uit waarvoor deze persoonsgegevens zijn en wat ik ermee doe.

Wie werkt er daadwerkelijk met de cliëntdossiers:

• • · Ik ben ZZP‐er en ben de enige die toegang heeft tot de dossiers. Vanuit de beroepscode heb ik een beroepsgeheim.
  • · Ik bespreek wel eens met collega’s, of in intervisiegroepen casuïstiek uit de praktijk. Dat gaat altijd anoniem en onherkenbaar.

De beveiliging van de persoonsgegevens (cliëntendossiers) is als volgt geregeld:

• • · Ik werk met papieren cliëntendossiers. Deze worden in een afgesloten kast bewaard.
  • · Ik werk met een digitaal cliëntenbestand voor de financiële verwerking en voor

incidentele nieuwsbrieven. Dit is beveiligd door een wachtwoord.

• • · Ik maak regelmatig een back‐up van mijn digitaal cliëntenbestand naar een externe harde schijf, die bewaard wordt in een afgesloten kast.
  • · Doordat ik regelmatig de laatste versie update van mijn software installeer, zorg ik ervoor dat mijn software optimaal beveiligd is.
  • De volgende bedrijven of externe personen hebben toegang tot de persoonsgegevens en met hen heb ik een verwerkersovereenkomst afgesloten (kopie bijgesloten):

• Administratiekantoor ROAB. Titus van Roon verzorgt de jaarlijkse controle van mijn financiële administratie en belastingaangifte.

Datalekken

“Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat organisaties (dus ook therapeuten) direct (binnen 72 uur na het datalek) een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra zij een ernstig datalek hebben. Soms moeten zij het datalek ook melden aan de betrokkenen (de mensen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt).

Voorbeelden van datalekken zijn: een kwijtgeraakte USB‐stick met persoonsgegevens, een gestolen laptop of een inbraak in een databestand door een hacker.

Ik meld een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als dit leidt tot ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens, of als een aanzienlijke kans bestaat dat dit gebeurt. Ik heb afspraken gemaakt in de verwerkersovereenkomst met eventuele leveranciers en ik word daardoor tijdig geïnformeerd als er een datalek is geweest.

De cliënten van wie ik gegevens verwerk zal ik alleen informeren als een datalek waarschijnlijk ongunstige gevolgen heeft voor hun persoonlijke levenssfeer.

Petrie Akkerman

Praktijk voor Rebalancing en stem

Amsterdam, 18 januari 2019